Số hóa dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là bước đầu của chuyển đổi số, có vai trò thay đổi dữ liệu truyền thống trên giấy, analog sang dạng kỹ thuật số, và được lưu trữ trên máy chủ hay nền tảng đám mây.

Khi số hóa, toàn bộ thông tin đều không bị thay đổi, đơn giản nó chỉ được chuyển định dạng sang kỹ thuật số. Ví dụ như quét một bài báo cáo trên giấy sang dạng PDF, nội dung và những thông tin trong bài báo cáo vẫn nguyên vẹn không bị thay đổi.

Hệ thống số hóa dữ liệu gồm có 03 nhân tố chính cấu thành đó là: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa, trong đó:

Thiết bị: hệ thống các máy quét, những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin Phần mềm: hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, báo cáo thống kê,… Dịch vụ số hóa: những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin, cung cấp, cho thuê máy quét, dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, dịch vụ BPO.

Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu

Thực tế đã cho thấy, mỗi doanh nghiệp đều có khối lượng lớn dữ liệu. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, thì dữ liệu lại càng đồ sộ hơn, khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn. Lúc này, số hóa dữ liệu có ý nghĩa rất lớn với các doanh nghiệp, giúp giải quyết những vấn đề liên quan.

Thu gọn không gian lưu trữ dữ liệu

Nếu lưu trữ dữ liệu theo phương pháp truyền thống trên giấy tờ thì mỗi doanh nghiệp đều phải dành ra một phòng kho để lưu trữ. Dữ liệu càng nhiều thì số lượng phòng cũng vì thế mà tăng theo, gây lãng phí văn phòng, và chi phí thuê. Ngoài ra, các doanh nghiệp không thể thường xuyên lau dọn được và cùng với sự tác động của môi trường, dẫn đến việc một số dữ liệu cần lưu trữ dài hạn bị tổn hại.

Dễ dàng chia sẻ, tra cứu thông tin

Số hóa dữ liệu giúp việc tra cứu, truy xuất thông tin của doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng hơn vì dữ liệu được sắp xếp theo cấu trúc nhất định. Việc chia sẻ thông tin dữ liệu cũng được đơn giản hóa, gỡ bỏ được rào cản về không gian, thời gian thông qua việc gửi fax hay email, tiết kiệm được thời gian và chi phí vận chuyển.

An tâm về vấn đề bảo mật

Phương pháp lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số đảm bảo an toàn bảo mật hơn phương pháp thông thường. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ có thể quản lý từ xa, được lập trình hệ thống bảo mật cao, không có khả năng bị thất lạc dữ liệu. ngoài ra, những người sử dụng phương pháp số hóa dữ liệu cũng có thể thêm lớp bảo mật như mã hóa thiết bị của mình.

Tiến đến chuyển đổi số

“Số hóa là bước đầu tiên của quá trình chuyển đổi số”, tại sao lại có nhận định như vậy? Bởi số hóa chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ, sử dụng yếu tố kỹ thuật để chuyển đổi thông tin, dữ liệu, thay thế cách làm việc giấy tờ truyền thống. Còn chuyển đổi số là ứng dụng dữ liệu đã được số hóa thay đổi toàn diện phương thức làm việc, quy trình của cả doanh nghiệp. Chuyển đổi số cần ý chí của lãnh đạo và sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên.

Quy trình số hóa dữ liệu giúp hoạt động truy xuất thông tin dễ dàng, tối ưu được quá trình vận hành,… đã trở thành bước đệm ban đầu và cũng là quan trọng nhất để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số.

Các bước số hóa dữ liệu cơ bản.

Quy trình số hóa dữ liệu

Mỗi doanh nghiệp có một mục tiêu số hóa dữ liệu khác nhau và doanh nghiệp có thể tự thiết lập các bước sao cho phù hợp nhất. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa biết quy trình số hóa dữ liệu, thì dưới đây là quy trình các bước do CyberSign gợi ý:

Bước 1: Chọn dữ liệu để số hóa

Các doanh nghiệp không thể nào một lần số hóa tất cả dữ liệu được. Vì vậy, dữ liệu được chọn để số hóa phải thực sự cần thiết, nên lưu ý về nội dung, các tài liệu quan trọng chỉ có một bản,… tùy vào mục tiêu của mỗi doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu

Nếu sử dụng kỹ thuật quét từng tờ tài liệu, thì đầu tiên cần làm phẳng tài liệu, tiếp theo là phân loại riêng những tài liệu đã bị hư tổn.

Còn đối với việc số hóa dữ liệu theo quyển, thì có thể sử dụng công nghệ bookscan.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Đây là bước quan trọng nhất để chuyển đổi dữ liệu trên giấy sang định dạng kỹ thuật số. Danh mục tài liệu số hóa được lập và gắn tài liệu vào thông qua một phần mềm ứng dụng, sau đó tạo ra metadata. Tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn từ trước. Để dễ hiểu hơn, các bước được tóm tắt như sau: Quét và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức dữ liệu ban đầu; tạo siêu dữ liệu (metadata).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu đã được số hóa

Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã được số hóa, dữ liệu nào không đạt yêu cầu thì làm lại. Tiêu chí để kiểm tra tài liệu số hóa như sau:

Ảnh đảm bảo được chất lượng và đầy đủ số lượngĐịnh dạng ảnh đầu ra thông thường là PDF hoặc JPG tùy theo nhu cầu doanh nghiệp.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu

Người thực hiện số hóa dữ liệu phải bàn giao tài liệu đã được số hóa kèm tài liệu gốc. Khi kiểm tra thì phải chú ý cẩn thận, đảm bảo tài liệu số hóa đã đầy đủ, không còn sai sót.

Những lưu ý khi số hóa dữ liệu

Doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng khi thực hiện số hóa dữ liệu. Bởi các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và kết quả của quá trình này. Những điểm cần lưu ý như sau:

– Mục tiêu số hóa tài liệu là gì? Số hóa những tài liệu đó có mang lại những giá trị gì không?

– Số lượng dữ liệu mà doanh nghiệp muốn chuyển đổi là bao nhiêu?

– Doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi theo định dạng nào?

– Chất lượng dữ liệu sau khi chuyển đổi ra sao?

– Mức chi phí mà doanh nghiệp chi ra cho việc số hóa dữ liệu là bao nhiêu?

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý việc lựa chọn các nhà cung cấp, nên xem xét, đánh giá kỹ lưỡng để chọn được nơi uy tín có khả năng cung cấp giải pháp số hóa dữ liệu tổng thể, chứ không chỉ đơn thuần ở việc cung cấp các máy quét tài liệu.

Biết tận dụng khoa học công nghệ chính là một lợi thế, giúp doanh nghiệp có cơ hội phát triển tốt hơn, đạt được kết quả cao trong hoạt động kinh doanh. Nhất là việc bắt đầu số hóa dữ liệu, để từ đó tiến tới chuyển đổi số thành công./.